ไฟล์ .pdf คือไฟล์ที่ไม่สามารถแก้ไขได้ ไปพิมพ์ที่เครื่องไหน ๆ ก็ไม่ผิดเพี้ยน ไม่มีปัญหาเรื่องฟ้อนต์ หรือรูปแบบ ทำให้เหมือนกันทั้งต้นฉบับและปลายทาง

ในระบบประกันสังคม ข้อมูลจะเก็บไว้เพียง 2 ปีเท่านั้น เมื่อสิ่งที่เราบันทึกในระบบประกันสังคมเกิน 2 ปีก็จะถูกลบออกหมด ดังนั้นเราควรที่จะบันทึกเป็นไฟล์เก็บไว้ เพื่อใช้ในการอ้างอิง กรณีที่เราไม่จำเป็นต้องพิมพ์ลงกระดาษ ก็จะเป็นการประหยัดในการใช้ทรัพยากรได้ ลดการใช้กระดาษ เมื่อจัดเก็บในรูปแบบดิจิตัล ก็จะทำให้การสืบค้นหา เป็นไปด้วยความรวดเร็ว

การจัดเก็บ ควรจะตั้งชื่อไฟล์ รวมทั้งสร้างโฟลเดอร์ ให้สื่อความหมาย ที่สามารถสืบค้นได้ง่าย นอกจากการจัดเก็บในคอมพิวเตอร์แล้ว เราควรจะมีการสำรองข้อมูลไว้ด้วย เช่น แฟลชไดรฟ์ หรือแม้กระทั่งการจัดเก็บเอาไว้บนคลาวด์ (Cloud) มาถึงจุดนี้ อาจจะงง ก็เอาง่าย ๆ คือจัดเก็บเอาไว้บน Google Drive สำหรับ Gmail หรือ OneDrive สำหรับ Hotmail, Outlook

การจัดเก็บเอาไว้บนคลาวด์ ช่วยให้ข้อมูลของเราอยู่ได้นาน แม้ข้อมูลบนเครื่องจะหาย หรือถูกลบโดยความไม่ตั้งใจ คอมพิวเตอร์บูตไม่ขึ้น ข้อมูลที่เก็บเอาไว้บนคลาวด์ ก็ยังคงอยู่ สามารถนำกลับมาใช้ได้